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耳より情報・金庫あれこれ

大切な書類はオフィス用金庫で守る

金庫は現金だけを保管するものではありません。
最も多い用途の一つとして「重要書類の収納」が挙げられ、特にオフィスにおいてはその比率が高まります。今回は重要書類の保管に適したオフィス用金庫についてご紹介します。

金庫に保管すべき書類とは?


金庫に保管すべき重要書類としては次のようなものが考えられます。

一般企業

法律で保存が義務付けられている法定保存文書、経営情報文書、契約書、顧客情報。

メーカー

独自の技術に関する文書、商品開発や生産方法に関する機密文書。

官公庁

個人情報文書、証明書。

学校

卒業生や在校生の学籍簿。

病院

患者のカルテ、薬品保管書。

書類保管用金庫に必要なこと


まず留意したいのは金庫の大きさです。書類保管に使用するオフィス用金庫は内容積50リットル程度から380リットル程度までさまざまな大きさのものがあります。

収納したい書類が多ければ多いほど、大容量の金庫を選ぶ必要が出てくるでしょう。
金庫で容量が380リットルのものでは外寸がW775×D650×H1630mmほどになり、これはちょっとした冷蔵庫くらいの大きさです。重さも400kg近くなります。

性能面では、まず耐火性能は欠かせません。紙の書類だけでなく、磁気テープや光学メディアなど磁気メディアの収納も考えるなら、通常の耐火金庫よりも火や熱に強いデータ・メディアセーフ型の耐火金庫を選んでください。
また水害や消火放水による浸水被害などを想定して、耐水性能を持った金庫も近年は需要が高まっています。

さらに、重要書類を盗難から守ることは情報の流出、漏えいを阻止することになるため、防盗性能も必須です。

防盗金庫とよばれる金庫であれば、耐火性能に加えて、施錠機構に対する攻撃、バールなどを使った扉のこじ開け、カンヌキの開放、金庫の破壊などに対して対策された防盗性能を備えています。

施錠方式はダイヤル式、テンキー式が一般的です。ダイヤル式は電池不要のため、いざというとき電池切れで開けられないといった事態を防ぐことができますが、操作時の利便性からテンキー式を選ぶ人も少なくありません。
多くの従業員が頻繁に使用するのであれば指紋認証や顔認証を使ったロックシステムも便利です。また、セキュリティを高めるために2つ以上のロック機構がついているタイプの製品もあります。

書類保管用としておすすめの金庫


オフィスの書類を収納する金庫は書類の整理や出し入れをしやすいデザインの製品を選ぶのがおすすめです。
例えば両開き型の扉を備えた、書類を立てて庫内の棚に並べるような使い方ができる金庫であればファイルボックスなどを併用することで多くの書類を保管できます。

また、キャビネット型の金庫も人気があります。こちらは引き出し式の形状で、書類を整理しやすく、通常のオフィス家具に近い感覚で使えます。

他には、鍵のついた耐火保管庫と呼ばれる製品もあります。
防盗性の面では据え置き型の金庫にやや劣るものの、大量の書類の収納に対応でき、耐火性能も耐火金庫に準じたものが多くあります。
オフィス内のスペースが限られているとき、あるいは書類を出し入れする機会が多い場合にはこうした製品も選択肢に入るでしょう。

機密文書を保管するには?


機密文書と呼ばれる最も重要な書類を保管する際には、耐火性能、耐水性能、防犯性能だけでなく、傾斜センサーや警報装置付きといった多様な機能を持つ金庫を選ぶことをおすすめします。

また、金庫を設置する際にボルトやアンカーを打って床に固定するなどの処置を行うことも欠かせません。

万が一、金庫が破壊されて保管していた書類が盗難の被害にあった場合には、決められた額の補償金が支払われるという保証付きの金庫もあります。

さらに、こうした金庫を置くための保管ルーム自体にも万全の防犯・防災体制を敷くことが求められます。

オフィス用金庫はどんな書類をどのくらいの量、収納するのか、どの程度の頻度で書類を出し入れするのかを把握した上で製品を選ぶことが基本となります。
収納量や書類の重要度に合わせて、適したサイズや機能をもった金庫を選ぶようにしてください。